Page 32 - 2024 içişleri bakanlığı uzman konu anlatımlı

494 VALİLİK VE KAYMAKAMLIK BİRİMLERİ TEŞKİLAT, GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
evrak kabul ve sevk işlemleri valilik evrak şefliklerince Kaymakamlık birimlerinde evraka uygulana-
yürütülen Bakanlık birimlerinin gidecek evrakı ise zim- cak işlem: –Madde 40
metle dağıtım masası görevlilerine teslim edilir.
(1) Kaymakamlık birimlerinde evraka uygulanacak
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM işlem, Üçüncü Kısım İkinci Bölümde düzenlenen valilik
İlçelerde Evrak Kabul, Havale ve Dağıtım İşleri birimlerindeki esaslara paralel biçimde yürütülür.
DATA YAYINLARI
ve Kaymakamlık Birimlerinde Evraka Uygula- (2) Kaymakamlık birimlerinde de defterler elektronik
nacak İşlem ortamda tutulur.

İlçelerde evraka uygulanacak işlem: DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
–Madde 39 Dosyalama İşleri
(1) Kaymakamlığa gelen her türlü evrakın kabulü, elekt- Dosyalama ilkesi: –Madde 41
ronik ortama kaydı, verilmiş yetki çerçevesinde hava-
lesi ve dağıtımı ile birimlerden gönderilecek evrakın (1) Birimlerin görev alanına giren konularda Standart
dağıtım ve postalama işleri, İl Yazı İşleri Müdürlüğü Dosya Planına göre dosya açılır. Dosyalama önce-
Evrak Şefliğindeki esaslara paralel şekilde “İlçe Yazı likle elektronik ortamda yapılır. Kâğıt ortamında gelen
İşleri Müdürlüğü Evrak Şefliği” tarafından yapılır. evrakın taraması yapıldıktan sonra e-İçişleri ortamında
dosyalanır ve ilgili dosyasına konulur.
(2) Gelen evrakın niteliğine göre hangi görevli veya
görevliler tarafından ilgili birim veya mercilere havale Ana dosya ve açılma şekli: –Madde 42
edileceği, kaymakamlıkça çıkarılan İmza Yetkileri
Yönergesi ile belirlenir. (1) Ana dosya; ana konu kapsamına giren bütün konuları
ve işlemleri kapsayan evrakın toplandığı konu kodunun
(3) Özellik taşıyan evrak; çalışma gün ve saatleri adıdır. Bu grup tek bir klasörden oluşabileceği gibi
dışında, posta yoluyla, güvenlik güçlerinin haberleşme işlemlerin fazlalığı halinde birden çok klasörden de
görevlileri tarafından kaymakamlara veya bunlar adına oluşabilir. Ana dosya, o dosya numarasını taşıyan bir
yetki verilen görevlilere teslim edilebilir. yazı gönderildiği veya geldiği zaman Standart Dosya

(4) Elektronik ortam haricinde normal evrak masası Planındaki konu kodlarına göre açılır. Ana dosya ile ilgili
görevlilerine gelen evrak ve dilekçeler, elektronik olmasına rağmen alt bölümlemelerde tanımlanmayan
ortamda kaydı yapılarak, kaymakamlık birimlerine ait konulara ait yazıların dosyalanması için “diğer” adı
olanların taraması yapıldıktan sonra elektronik ortamda altında ayrı bir dosya açılır.
havale ve imza için yetkilisine sunulur. (2) Standart Dosya Planındaki konu kodlarının yetersiz
(5) Özellik taşıyan ve değerli evraktan elektronik ortam kalması halinde valiliklerce, Ekim sonuna kadar, yapı-
haricinde gelenler, gidecekleri yerlere göre ayrılır ve lacak talep üzerine Bakanlıkça yeni konu kodları yılda
havalesi yapılır. Kaymakamlık birimlerine gönderilen bir defa Aralık ayında belirlenir ve Devlet Arşivleri
evrak, yetkili amirin uygun görüşü ile taraması yapıl- Genel Müdürlüğüne bildirilir.
dıktan sonra, elektronik ortamda ilgilisine havalesi
yapılır. Ana dosya anahtarı: –Madde 43
(6) Havalesi doğrudan kaymakam tarafından yapılacak (1) Standart Dosya Planındaki ana dosya sayıları ve
evrak, şefi tarafından ayrılır. Tereddüt halinde ilçe yazı konuları numara sırası alt alta yazılmak suretiyle bir
işleri müdürünün görüşüne başvurulur. dosya anahtarı hazırlanır ve bu dosya anahtarı birimin
merkezi bir yerine asılır. Ana dosyalara sayı ve konu bu
(7) İş hacminin çok yüksek olduğu ilçelerde ihtiyaca dosya anahtarından verilir.
göre ayrı evrak masaları teşkil edilebileceği gibi iş hac-
minin düşük olduğu yerlerde birden fazla masanın işleri Tali dosya ve açılma şekli: –Madde 44
bir masada gördürülebilir.
(1) Tali dosya; ana dosya kapsamına giren çeşitli konu,
(8) Yukarıdaki fıkralar dışında Kaymakamlıklarda, evrak iş ve işlemlere ait evrakın toplandığı dosyaların adıdır.
kabul, havale ve dağıtım işleri Üçüncü Kısım Birinci
Bölümde düzenlenen valilik birimlerindeki esaslara (2) Bu işlemlerin her biri ayrı bir dosya gömleğinde top-
paralel biçimde yapılır. lanır ve ana dosya klasörleri arasına konur.
(3) Bu dosyalar ilgili memurun talebi üzerine müdür
tarafından açılır.