Page 31 - mahalli idareler 4-5. grup gys konu anlatımlı

RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK 483
şifresini açamazsa veya belgenin şifresini aç- (4) İdareye fiziksel ortamda gelen belgenin alın-
makla birlikte belge içeriğinin e-Yazışma Teknik dığı tarih ile belgeye ait üstveriler EBYS’ye veya
Rehberi’nde belirtilen şifreleme mekanizması kurumsal belge kayıt sistemine kaydedilir.
için tanımlanan özellikleri taşımadığını belirlerse (5) İdareler, fiziksel ortamda alman belgeler için
bu belgeyi reddeder ve durumu şifreli belgenin gelen belge kaydında kullanacakları etikette/ka-
kendisine ulaştığı günü takip eden ikinci iş gü- şede en az Örnek 23’te belirtilen unsurlara yer
nünün sonuna kadar kendisine iletilen şifreli bel- verir. Etiket/kaşe, üst yazının ilk sayfasının ön
DATA YAYINLARI
geyi tanımlayan bilgilerle birlikte, belgeyi gönde- veya arka yüzüne basılır.
ren idareye bildirir ve hem bu bildirimi hem de
kendisine iletilen şifreli belgeyi kayıt altına alır. (6) Birime fiziksel ortamda gelen belgelerle ilgili
İdarenin bildirimde bulunmaması halinde, gön- havale, talimat ve benzeri işlemler, üst yazının ilk
derilen şifreli belge açılmış, içeriğine erişilmiş ve sayfasının ön veya arka yüzüne kaşe basılarak
bu belgenin e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun belge üzerinde gösterilebilir. Bu kaşenin şekli
şekilde hazırlandığı kabul edilmiş sayılır. ilgili birimler tarafından belirlenir.
(7) Kişiler tarafından idareye yazılan dilekçele-
Belgenin fiziksel ortamda gönderilme- rin; “... arz ederim.” şeklinde bitirilmemesi veya
si ve alınması: –Madde 31 “... rica ederim.” ibaresiyle ya da başka ibareler-
(1) Muhatabına elektronik olarak iletiminin müm- le bitirilmesi dilekçenin işleme alınmasına engel
kün olmadığı durumlarda, yetkilendirilmiş görev- değildir.
liler tarafından çıktısı alınan güvenli elektronik
imzalı belge, elektronik ortamdaki aslına erişim Belgenin iade edilmesi: –Madde 32
amacı ile fiziksel ortamda gönderilir. Fiziksel (1) İdareye muhatabı olmadığı halde elektronik
ortamda alman belgenin doğrulama işlemi, 23 ortamda güvenli elektronik imzalı bir belge gel-
üncü maddenin ikinci fıkrasında belirtildiği şekil- mesi durumunda, belgenin muhatabı olunmadığı
de gerçekleştirilir. Doğrulaması yapılan belge, bilgisi ve söz konusu belgeye ilişkin tanımlayıcı
muhatap idare tarafından işleme alınır. bilgiler, gönderene elektronik ortamda iletilir.
(2) Belge zarflanarak muhatabına iletildiğinde Ancak asıl muhatabın açıkça belli olması duru-
başlık bilgisi, ihtiyaç duyulması halinde gönde- munda, belge muhataba iletilebilir ve gönderen
ren idarenin adres bilgisi, belgenin tarihi ve sayı- idareye bilgi verilebilir. Bu durumda belgenin bir
sı zarfın sol üst köşesine; muhatabın adı ve ad- kopyası elektronik ortamda muhafaza edilir.
res bilgisi zarfın ortasına kısaltma kullanılmadan (2) İdareye muhatabı olmadığı halde fiziksel
yazılır. Varsa süre ve kişiye özel bilgisi (ACELE, ortamda gelen bir belgenin asıl muhatabı an-
GÜNLÜDÜR, KİŞİYE ÖZEL), üstte olmak üze- laşılamıyorsa gönderene iade edilir. Ancak asıl
re, zarfın sağ üst köşesinde kırmızı renkli büyük muhatabın açıkça belli olması durumunda, ge-
harflerle belirtilir (Örnek 22). rektiğinde belgenin bir sureti alınarak aslı muha-
(3) “Hizmete Özel” haricindeki gizlilik dereceli tabına gönderilir ve belgeyi gönderene de bilgi
belgelerin gerekli güvenlik tedbirleri alınarak verilir.
fiziksel ortamda gönderilmesi esastır. An-
cak 23/10/2010 tarihli ve 27738 sayılı Resmi BEŞİNCİ BÖLÜM
Gazete’de yayımlanan “Kamu Kurum ve Kuru- Çeşitli ve Son Hükümler
luşları ile Gerçek ve Tüzel Kişilerin Elektronik
Haberleşme Hizmeti İçinde Kodlu veya Kriptolu Görüş, bilgi ve belge taleplerinde süre:
Haberleşme Yapma Usul ve Esasları Hakkında –Madde 33
Yönetmelik”in 2 nci maddesinde yetkili kılınan
idareler, gizlilik dereceli belgeleri gerekli güven- (1) İdare içi ve idare dışı görüş, bilgi ve belge
lik tedbirlerini almak şartıyla güvenli elektronik talep yazılan günlü yazılır, İdareler, ilgili mevzu-
imza ile imzalayarak elektronik ortamda da gön- attaki özel hükümler saklı kalmak kaydıyla süre
derebilir. belirtilmeyen belge taleplerini, talebin kendileri-