Page 141 - 9. Sınıf Türk Dili Edebiyatı Öğretmenin Ders Notları

¦ MEKTUP / E-POSTA § 1 14141

TUTANAK
* “Tutanak” sözcüğü geniş bir anlam çerçevesine ve kullanım alanına sahip olduğundan bu sözcüğün
birkaç farklı tanımı söz konusudur.

* Bu tanımları şöyle sıralayabiliriz:
» Değişik amaçlarla düzenlenen toplantılarda yapılan konuşmaların olduğu gibi yazıya geçirilmesi
ve bu yazılanların yetkililerce imzalanmasıyla resmiyet kazanan yazılara tutanak denir. Bu tarz-
daki tutanaklar, genellikle zabıt kâtipleri tarafından yazılır.
EDİTÖR YAYINEVİ
» Bir olayın veya bir durumun nasıl olduğunu ifade eden ve ilgili (veya yetkili) kimseler tarafın-
dan imzalanan belgelere de tutanak adı verilir. Birçok kimsenin imzaladığı rapor, mazbata.
» Bir toplantı tutanağı hazırlanırken önce toplantının hangi tarihte, ne zaman ve nerede, nasıl
başlatıldığı belirtilir. Toplantılarda önceden belirlenmiş ve ilgililere duyurulmuş gündem maddeleri
sırasıyla tartışılır ve o konuyla ilgili karar verilir. Toplantının bitiminde ilgililer tutanağın altını
imzalar.
» Olay tutanakları yazılırken olayın ne olduğu, nerede, ne zaman ve nasıl cereyan ettiği, olaya
kimlerin ne şekilde karıştığı yazılır ve ilgililerce imzalanır.

* Tutanakların şekil ve içerik özellikleri şunlardır:
» Başlık bölümü kâğıdın üst-orta kısmına tamamı büyük harfler ile yazılmalıdır. (Tutanak ya da
Kaza Tespit Tutanağı)
» Tutanaklar kâğıdın sadece bir yüzüne, dolma kalem ya da tükenmez kalemle okunaklı bir
şekilde yazılır.
» Tutanaklarda kurşun kalem kullanılmaz.

» Tutanaklar tarih ve saatle başlar, tarih ve saatle biter.
» Tutanakta olayın meydana geldiği yer ile zaman dilimi (hangi gün, hangi saatte başlayıp ne
zaman bittiği) bulunmalıdır.
» Tutanaklarda kronolojik bir anlatım vardır.

» Tutanak üzerinde silinti, kazıntı ve ilave yapılmamalıdır.
» Yanlış yazılan bir yer varsa üzeri tek çizgiyle çizilmelidir.
» Tutanaklarda 5N 1K (kim, ne, nerede, ne zaman, nasıl, niçin) sorularının cevabı bulunmalıdır.

» Bir tutanak “başlık, giriş, gelişme, sonuç, tarih ve saat, imza” bölümlerinden oluşur.
» Tutanağın birden fazla sayfadan oluşması hâlinde her sayfa numaralandırılmalı, imza kısmı
son sayfada açılmalı, diğer sayfalar ise paraflanmalıdır.
» Yazının bir tutanak olduğu, taraflarca okunduğu ve tanzim edildiği yer tutanağın sonuç bölü-
müdür. (İşbu tutanak tarafımızca imza altına alınmıştır.)