Page 20 - sağlık bakanlığı tıbbi sekreter konu anlatımlı soru bankası

13.
DOSYALAMA VE ARŞIVLEME
ÜNİTE

DATA YAYINLARI
DOSYALAMA ź Tutarlılık
İyi bir dosyalama sistemi kendi içinde tutarlı olmalıdır.
Yapılan faaliyetler sırasında ortaya çıkan her türlü yazıl- Farklı durumlarda farklı uygulamaları gerektiren bir sis-
mış, basılmış, kayda alınmış belgelerin çekmecelerde, tem pek çok yanlışlığa yol açar. Kurulacak dosyalama
raflarda, bilgisayar ortamında içinde belirli sistemlere sisteminde ana ve alt gruplar tanımlanırken, belli stan-
göre saklanmasına dosyalama denir.
dartlara uyulması gerekmektedir.
Belge: Yürütülen faaliyetler sonucunda oluşan, üretim ź Kullanışlılık
biçimleri ve donanım ortamları ne şekilde olursa olsun İyi bir dosyalama sistemi örgütün gereksinimlerini kar-
bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görün- şılayacak şekilde tasarlanmış olmalıdır. Örneğin yur-
tülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş materyal- dun dört bir yanında satış mağazası olan bir işletmenin
dir.
dosyalama sisteminin ana grupları bölgesel yapıya göre
Dosya: Aynı konuyu içeren yazılar grubudur. olabilir, ancak alt grupları mutlaka yer adına göre değil,
müşteri isimlerine göre de olabilir.
Dosya yönergesi: Kurum ve kuruluşların yaptıkları
haberleşme ve işlemlere ait belgelerin bir arada bulun- ź Dolaşım kolaylığı
masını sağlamak amacıyla hazırlanan talimattır. İyi bir dosyalama sistemi bu sistemden yararlanmayı
kolaylaştırmalıdır. İsteyen kişinin dosyayı alabilmesi,
Dosya planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri geri verebilmesi, bir başkasına devredebilmesi ya da bir
sonucunda oluşan belgelerin, sistemli bir şekilde dos- süre saklanması gereken dosyaları arşive gönderebil-
yalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu mesi kolay olmalıdır.
ve konu numaraları envanteridir.
ź Ekonomiklik
İyi bir dosyalama sistemi zamandan ve paradan tasar-
Dosyalamanın Amacı ruf sağlayacak yapıda olmalıdır. Etkin olmayan bir bür-
sisteminin oluşturduğu olumsuzlukların başında para ve
ź Bilginin yapısına uygun ortamlarda bulundurmak,
zaman kaybına neden olması gelir. Az yer, az personel,
ź Evrakın aslına uygun zarar görmemesi, az donanım, az araç-gereç ve kullanımı için az zaman
ź Emniyetli bir şekilde, evrak karmaşasını önlemek, ve emek gerektiren bir dosyalama sistemi, ekonomik bir
sistemdir.
ź Arşivleme için temel oluşturmak.

Dosyalama Süreci

Dosyalamanın Özellikleri ź Fihrist Hazırlama
Özellikle numaraya göre tasnif sistemi ve karma tas-
ź Basitlik nif sisteminin kullanılabilmesi için gereklidir. Belgelerin
İyi bir dosyalama sistemi, bu sistemi kullanan herkes hangi dosyaya konulacağını gösteren yardımcı bir araç-
tarafından kolay anlaşılır ve kullanılır olmalıdır. Gerek tır. Fihrist, kitapların içerisindeki bilgilerin başlıklandı-
belgelerin dosyalara konulması, gerekse dosyalara rıldığı “İçindekiler” kısmı ile aynı niteliktedir. Belge ve
konulan belgeler erişilmesi açısından kişileri tereddüde dosya sayısının fazla olduğu işletmelerde mutlaka ter-
düşürmeyen, zaman kaybettirmeyen ve hızlı karar ver- cih edilmelidir.
diren bir düzende tasarlanmalıdır.
ź Dosya Açılması
ź Akla uygunluk Dosya, mektupların, raporların ve benzeri yazılı belge-
lerin konulduğu kartondan veya plastikten yapılmış bir
İyi bir dosyalama sistemi akla, mantığa uymalı ve iyi
tanımlanmış bir amaca hizmet etmelidir. Örneğin alfa- dosyalama aracıdır. Bir dosya yaklaşık 100 belge alır.
betik sisteme göre yapılan dosyalamada, konu başlık- Bir dosya dolmadan yerine yenisi açılmamalıdır. Bunun
ları anlaşılır olmalı ve eksiksiz tanımlanmalı, belgelerin amacı dosya sayısını minimumda tutmak ve aynı nitelik-
birden çok dosyaya konulması engellenmelidir. teki belgeleri bir arada toplamaya çalışmaktır.