Page 21 - 2025 Sağlık Bakanlığı Tıbbi Sekreter Konu Anlatımlı
P. 21
13.
DOSYALAMA VE ARŞIVLEME
ÜNİTE
DATA YAYINLARI
DOSYALAMA ● Tutarlılık
Yapılan faaliyetler sırasında ortaya çıkan her türlü İyi bir dosyalama sistemi kendi içinde tutarlı olmalıdır.
yazılmış, basılmış, kayda alınmış belgelerin çekmece- Farklı durumlarda farklı uygulamaları gerektiren bir
lerde, raflarda, bilgisayar ortamında içinde belirli sistem- sistem pek çok yanlışlığa yol açar. Kurulacak dosya-
lere göre saklanmasına dosyalama denir. lama sisteminde ana ve alt gruplar tanımlanırken, belli
standartlara uyulması gerekmektedir.
Belge: Yürütülen faaliyetler sonucunda oluşan, üretim
biçimleri ve donanım ortamları ne şekilde olursa ● Kullanışlılık
olsun bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, İyi bir dosyalama sistemi örgütün gereksinimlerini kar-
görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş şılayacak şekilde tasarlanmış olmalıdır. Örneğin yurdun
materyaldir. dört bir yanında satış mağazası olan bir işletmenin dos-
yalama sisteminin ana grupları bölgesel yapıya göre
Dosya: Aynı konuyu içeren yazılar grubudur. olabilir, ancak alt grupları mutlaka yer adına göre değil,
Dosya yönergesi: Kurum ve kuruluşların yaptıkları müşteri isimlerine göre de olabilir.
haberleşme ve işlemlere ait belgelerin bir arada bulun- ● Dolaşım kolaylığı
masını sağlamak amacıyla hazırlanan talimattır.
İyi bir dosyalama sistemi bu sistemden yararlanmayı
Dosya planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonu- kolaylaştırmalıdır. İsteyen kişinin dosyayı alabilmesi,
cunda oluşan belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalan- geri verebilmesi, bir başkasına devredebilmesi ya da
masını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve bir süre saklanması gereken dosyaları arşive göndere-
konu numaraları envanteridir. bilmesi kolay olmalıdır.
Dosyalamanın Amacı
● Ekonomiklik
● Bilginin yapısına uygun ortamlarda bulundurmak,
İyi bir dosyalama sistemi zamandan ve paradan tasarruf
● Evrakın aslına uygun zarar görmemesi, sağlayacak yapıda olmalıdır. Etkin olmayan bir bürsis-
● Emniyetli bir şekilde, evrak karmaşasını önlemek, teminin oluşturduğu olumsuzlukların başında para ve
zaman kaybına neden olması gelir. Az yer, az personel,
● Arşivleme için temel oluşturmak. az donanım, az araç-gereç ve kullanımı için az zaman
Dosyalamanın Özellikleri ve emek gerektiren bir dosyalama sistemi, ekonomik
bir sistemdir.
● Basitlik
Dosyalama Süreci
İyi bir dosyalama sistemi, bu sistemi kullanan herkes ● Fihrist Hazırlama
tarafından kolay anlaşılır ve kullanılır olmalıdır. Gerek
belgelerin dosyalara konulması, gerekse dosyalara Özellikle numaraya göre tasnif sistemi ve karma tasnif
konulan belgeler erişilmesi açısından kişileri tereddüde sisteminin kullanılabilmesi için gereklidir. Belgelerin
düşürmeyen, zaman kaybettirmeyen ve hızlı karar ver- hangi dosyaya konulacağını gösteren yardımcı bir
diren bir düzende tasarlanmalıdır. araçtır. Fihrist, kitapların içerisindeki bilgilerin başlık-
landırıldığı “İçindekiler” kısmı ile aynı niteliktedir. Belge
● Akla uygunluk ve dosya sayısının fazla olduğu işletmelerde mutlaka
İyi bir dosyalama sistemi akla, mantığa uymalı ve iyi tercih edilmelidir.
tanımlanmış bir amaca hizmet etmelidir. Örneğin alfa-
betik sisteme göre yapılan dosyalamada, konu başlık- ● Dosya Açılması
ları anlaşılır olmalı ve eksiksiz tanımlanmalı, belgelerin Dosya, mektupların, raporların ve benzeri yazılı belge-
birden çok dosyaya konulması engellenmelidir. lerin konulduğu kartondan veya plastikten yapılmış bir
dosyalama aracıdır. Bir dosya yaklaşık 100 belge alır.
Bir dosya dolmadan yerine yenisi açılmamalıdır. Bunun