Page 21 - 2025 Sağlık Bakanlığı Tıbbi Sekreter Konu Anlatımlı
P. 21

13.
                DOSYALAMA VE ARŞIVLEME

                                                                                        ÜNİTE




                 DATA YAYINLARI

             DOSYALAMA                                         ● Tutarlılık
             Yapılan  faaliyetler  sırasında  ortaya  çıkan  her  türlü   İyi bir dosyalama sistemi kendi içinde tutarlı olmalıdır.
             yazılmış, basılmış, kayda alınmış belgelerin çekmece-  Farklı durumlarda farklı uygulamaları gerektiren bir
             lerde, raflarda, bilgisayar ortamında içinde belirli sistem-  sistem pek çok yanlışlığa yol açar. Kurulacak dosya-
             lere göre saklanmasına dosyalama denir.        lama sisteminde ana ve alt gruplar tanımlanırken, belli
                                                            standartlara uyulması gerekmektedir.
             Belge: Yürütülen faaliyetler sonucunda oluşan, üretim
             biçimleri  ve  donanım  ortamları  ne  şekilde  olursa     ● Kullanışlılık
             olsun bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş,   İyi bir dosyalama sistemi örgütün gereksinimlerini kar-
             görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş   şılayacak şekilde tasarlanmış olmalıdır. Örneğin yurdun
             materyaldir.                                   dört bir yanında satış mağazası olan bir işletmenin dos-
                                                            yalama sisteminin ana grupları bölgesel yapıya göre
             Dosya: Aynı konuyu içeren yazılar grubudur.    olabilir, ancak alt grupları mutlaka yer adına göre değil,

             Dosya  yönergesi:  Kurum  ve  kuruluşların  yaptıkları   müşteri isimlerine göre de olabilir.
             haberleşme ve işlemlere ait belgelerin bir arada bulun-    ● Dolaşım kolaylığı
             masını sağlamak amacıyla hazırlanan talimattır.
                                                            İyi bir dosyalama sistemi bu sistemden yararlanmayı
             Dosya planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonu-  kolaylaştırmalıdır. İsteyen kişinin dosyayı alabilmesi,
             cunda oluşan belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalan-  geri verebilmesi, bir başkasına devredebilmesi ya da
             masını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve   bir süre saklanması gereken dosyaları arşive göndere-
             konu numaraları envanteridir.                  bilmesi kolay olmalıdır.
             Dosyalamanın Amacı
                                                               ● Ekonomiklik
                ● Bilginin yapısına uygun ortamlarda bulundurmak,
                                                            İyi bir dosyalama sistemi zamandan ve paradan tasarruf
                ● Evrakın aslına uygun zarar görmemesi,     sağlayacak yapıda olmalıdır. Etkin olmayan bir bürsis-
                ● Emniyetli bir şekilde, evrak karmaşasını önlemek,  teminin oluşturduğu olumsuzlukların başında para ve
                                                            zaman kaybına neden olması gelir. Az yer, az personel,
                ● Arşivleme için temel oluşturmak.          az donanım, az araç-gereç ve kullanımı için az zaman
             Dosyalamanın Özellikleri                       ve emek gerektiren bir dosyalama sistemi, ekonomik
                                                            bir sistemdir.
                ● Basitlik
                                                            Dosyalama Süreci
             İyi bir dosyalama sistemi, bu sistemi kullanan herkes     ● Fihrist Hazırlama
             tarafından kolay anlaşılır ve kullanılır olmalıdır. Gerek
             belgelerin  dosyalara  konulması,  gerekse  dosyalara   Özellikle numaraya göre tasnif sistemi ve karma tasnif
             konulan belgeler erişilmesi açısından kişileri tereddüde   sisteminin kullanılabilmesi için gereklidir. Belgelerin
             düşürmeyen, zaman kaybettirmeyen ve hızlı karar ver-  hangi  dosyaya  konulacağını  gösteren  yardımcı  bir
             diren bir düzende tasarlanmalıdır.             araçtır. Fihrist, kitapların içerisindeki bilgilerin başlık-
                                                            landırıldığı “İçindekiler” kısmı ile aynı niteliktedir. Belge
                ● Akla uygunluk                             ve dosya sayısının fazla olduğu işletmelerde mutlaka
             İyi bir dosyalama sistemi akla, mantığa uymalı ve iyi   tercih edilmelidir.
             tanımlanmış bir amaca hizmet etmelidir. Örneğin alfa-
             betik sisteme göre yapılan dosyalamada, konu başlık-    ● Dosya Açılması
             ları anlaşılır olmalı ve eksiksiz tanımlanmalı, belgelerin   Dosya, mektupların, raporların ve benzeri yazılı belge-
             birden çok dosyaya konulması engellenmelidir.  lerin konulduğu kartondan veya plastikten yapılmış bir
                                                            dosyalama aracıdır. Bir dosya yaklaşık 100 belge alır.
                                                            Bir dosya dolmadan yerine yenisi açılmamalıdır. Bunun
   16   17   18   19   20   21   22   23   24   25   26